整理数字化加工流程

档案扫描工作流程：提卷→资料整理（拆卷、裱糊、编写页号）→拟写目录→录入→文字校对→扫描→图像处理（去污、图像居中、纠偏）→数据验收→装订→还卷。主要工作包括:纸质档案预处理、档案资料分析、档案出库、档案拆卷、档案扫描、图像质检、质量检验核对、档案装订、档案回库。

整理数字化加工质量要求

采用二值格式加工，并提供灰度备份，纠偏、去污等处理，处理后文件不能丢失有用信息，原有档案为彩色时，需扫描成彩色电子文件。

1、质量管理依据为《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31—2005））、《档案著录标准》(DA/T18-1999)等档案部门现行技术规范，确保加工的数字档案信息的真实、完整、可用、保密。符合国家相关数字信息资源安全管理标准的要求。

2、档案目录按相关的标准著录录入，目录信息不得遗漏规定的数据项，确保目录信息的真实、完整、正确。

3、在扫描过程中，不得对档案原件造成损伤，不得涂改、污损档案内容等，要确保档案实体、内容的完整与安全。

4、扫描图像应与原件一致，清晰、不变形、不失真，不得漏扫，扫描文件内各页顺序要与原文件内容一致，确保扫描文件的完整、真实。

5、主要技术参数：分辨率：大于300dpi；提供TIFF和PDF多页两种格式。颜色：24Bit真彩色。

纸质档案扫描规范 纸质档案扫描要求

1、分辨率最低为300dpi，存储时采用G4压缩。页面为黑白两色、字迹清晰且无插图的档案采用黑白二值模式扫描；页面中有红头、印章或彩色图片的档案采用彩色模式扫描，图像以JPEG格式压缩存储为单页JPEG文件。提供网络查询的电子档案图像，同时另存为PDF格式。

2、电子档案应与其原件保持一致性，无漏扫、重扫情况，电子档案的顺序与整理后的档案实体顺序一致。

3、对文书档案的电子图像进行OCR识别，生成用于全文检索的可编辑的电子文本，以xml格式存储。

照片档案扫描规范

项目所涉及的所有照片档案使用照片专用扫描仪扫描，一般采用300dpi分辨率、24位彩色模式扫描，如因照片模糊或有特殊需要的照片可以采用600dpi或更高分辨率进行扫描。电子图像以JPEG格式压缩存储为单页JPEG文件。底片扫描使用专业底片扫描仪，一般采用2400dpi分辨率、24位彩色扫描模式，如因底片模糊或有特殊需要，将分辨率提高为3200dpi或4000dpi。电子图像以JPEG格式压缩存储为单页JPEG文件。

声像档案数字化规范

按照项目要求录音带转换并存储为无压缩的标准WAV格式；录像带转换并存储为无压缩的标准AVI格式。同时，对不连续的分散的音、视频文件重新编辑整合。

实物档案数字化规范

对实物档案的处理规则是对实物进行全方位展示拍照，并将相关信息著录到档案管理系统中，将著录信息与实物照片进行对应挂接。

安全保密要求

1、供应商必须有严格保密制度。

2、供应商在投标书中必须详细描述保密措施。

3、所有工作人员上岗前必须签订保密责任书。

4、配置数字化加工安全管理软件，封USB口，对存储介质进行有效控制。

5、严格遵守有关保密、档案法律法规和中石化河北分公司的有关规定。

6、加工单位在签订合同时成立项目组，由加工单位和委托单位人员组成。

实施及验收要求

主要工作环节包括：档案接收、整理（拆卷）、目录录入、扫描前处理、档案扫描、图像处理、图像质检、复检、装订、图像存储、图像数据挂接、数据验收、档案归还等，并在整个工作环节中确保档案实体及其信息的安全保密，该项目的数字化扫描全程进行纸质文字签字跟踪。

1、技术标准：遵循《档案数字化规范（DB11/T765—2010）》。

2、档案接收：按有关规定、手续、时间、卷数交付到制定作业场所并签署有关交接手续。

3、扫描前处理：档案出库时对档案进行消毒处理；对开裂档案进行装裱修复、对褶皱档案进行展平处理。

4、整理、拆卷、装订：统一用剪刀或刀片，确保档案无损伤。按照档案立档归档要求做好档案数字化扫描前的校对、整理、修复（裱糊）等工作并履行有关手续。

5、档案扫描：彩色扫描分辨率采用300dpi或以上，扫描时保证放纸端正、不压边、不漏扫、错扫、严格确保图像质量，扫描中漏扫、压边的要即时补全、补正。

6、图像处理：扫描图像纠偏、去污、裁切等优化处理。

7、著录：在用户指定的软件系统中录入条目信息，协助用户建立索引信息；

8、数据挂接：扫描图像优化处理后与条目信息准确对应；

9、质检：对档案装订、扫描图像检查、图像质量检查、著录检查技术要求中的相关标准要求。

10、数据检验、验收：数据验收时抽检的比率不得低于5%，档案数字化质量抽检的合格率达到99%以上。

11、数据备份与提交：一式二份：一份为DVD光盘存储；一份数据硬盘。

12、质量保障：在加工过程中必须使用档案数字化加工软件和质检软件，确保数据质量。

13、档案鉴定和整理须依据《国家档案局中央档案馆关于在中央和国家机关开展移交档案质量检查活动的通知》中《国家档案局中央档案馆关于移交进馆档案质量检查办法》来执行。要达到进馆档案验收、移交的优秀质量标准。

总体架构